Etapas e status

Duas coisas parecidas que fazem trabalhos diferentes. Confundir as duas é o tropeço mais comum de quem está configurando o escritório.

• A etapa diz em que ponto do processo o trabalho está: levantamento, estudo preliminar, executivo. Ela anda para a frente.
• O status é a coluna do quadro: em andamento, pausado, concluído. Ele diz como a coisa está, não em que ponto ela está.

Um projeto tem os dois ao mesmo tempo. Uma tarefa tem só status.

Etapas

As etapas ficam em Configurações → Etapas, e só administrador mexe nelas. São duas listas:

• Antes do contrato — as colunas do funil. Uma lista só, para o escritório inteiro.
• Depois do contrato — as etapas de execução. Aqui existe uma lista padrão e, se você quiser, uma lista própria por tipo de projeto: uma reforma não passa pelas mesmas etapas que uma obra nova.

Cada etapa tem um nome e um tipo. O tipo é só uma dica visual para o ícone — ele não muda comportamento nenhum. Uma lista aceita até 20 etapas.

Mexer nas etapas não mexe nos projetos que já existem

Quando um projeto nasce, ele leva uma cópia da lista daquele momento. Renomear, reordenar ou remover uma etapa depois muda o que os próximos projetos vão ver; os que já existem seguem com a lista deles.

Isso vale inclusive para remover: um projeto que está na etapa removida continua nela até você movê-lo. Nada é reatribuído sozinho — que é exatamente o que você quer quando o processo muda no meio do ano e há dez obras em andamento.

Se você se perder, dá para restaurar a lista padrão do Planno. E, de novo: os projetos existentes ficam como estão.

Status

Os status ficam em Configurações → Status, também restrito a administrador, e são dois quadros separados:

• Status de tarefa — as colunas do quadro de tarefas.
• Status de projeto — as colunas do quadro de projetos.

Em cada um você renomeia, escolhe a cor, reordena as colunas e cria as suas.

A categoria é o que o Planno realmente lê

Todo status pertence a uma categoria, escolhida quando ele é criado e fixa depois disso. É a categoria — não o nome — que o Planno usa para saber o que está aberto, o que está concluído e o que entra na conta de um sprint.

Nas tarefas as categorias são: backlog, não iniciado, em andamento, concluído e cancelado. Nos projetos: ativo, pausado, concluído e arquivado.

Na prática isso quer dizer que você tem liberdade quase total: renomear "Concluído" para "Entregue", criar uma segunda coluna de revisão ou dar nomes internos às colunas não quebra nenhuma conta, porque as contas seguem a categoria.

O que não dá é trocar a categoria de um status depois de criado. Se errou, crie outro com a categoria certa e mova as tarefas para ele.